El manejo de documentos de toda índole, tanto a nivel personal, profesional o empresarial, más que un simple proceso es un completo sistema que debe ser bien planificado y desarrollado. Una parte muy importante es la Destrucción de Documentos.
Destruir Documentos es más delicado cuando los mismos son sensibles en privacidad o a su confidencialidad (documentos secretos) o son datos personales de terceros manejados por nosotros, además de regirse por Normativas Legales muy estrictas.
La Normativa Legal en la Unión Europea referente a la Protección de Datos Personales (aquí puedes encontrar el Reglamento de la U.E. relativa a la Protección de Datos Personales), ha sido actualizada recientemente y es aún más estricta respecto al manejo de información personal de terceros involucrados en cualquier proceso.
Las multas por su incumplimiento pueden llegar a los 20 millones de Euros y muchas empresa no le han dado la importancia adecuada.
No basta con romper un papel en varios pedazos: primero posiblemente estés incumpliendo la ley y segundo no es la forma más adecuada, sobre todo si es un documento importante o incluso secreto.
Tabla de Contenidos
¿Cuáles son las formas legales de destrucción de documentos?
La legislación define tres formas de destrucción de documentos:
1.- Servicio externo de destrucción:
Este método consiste contratar a una empresa externa para que se encargue de eliminar, triturar o destruir la documentación que la empresa contratante produce.
La empresa contratada debe ser una empresa especializada en esta función, estar certificada y cumplir ciertas normas para su funcionamiento y para el proceso de destrucción para el cual se le contrata.
A grandes rasgos esta opción consiste en:
- La empresa que necesita el servicio contrata a la empresa externa certificada para esa labor, mediante un contrato donde se fijan los criterios y procedimientos a utilizar.
- La empresa contratada facilita a la empresa contratante unos recipientes de seguridad donde colocar la documentación a destruir.
- Cada cierto tiempo, o cuando estos recipientes estén llenos, la empresa contratada recoge y sustituye los recipientes, los traslada a sus instalaciones y procede a destruir su contenido.
- La empresa contratada le suministra un Certificado de Destrucción a la empresa que la contrató.
Ventajas de la contratación de un servicio externo
- Ahorro de tiempo dedicado al proceso de destrucción de los empleados de la empresa que contrata.
- Ahorro de dinero en la inversión en equipos propios de destrucción, manejo y mantenimiento.
- Desplazar parte de la responsabilidad y riesgos de destrucción en una tercera empresa.
- Más fácil y práctico.
Desventajas de la sub contratación para destruir documentos
- El costo que implica la contratación de una empresa especializada en este tipo de servicios no es viable para muchas empresas y a nivel personal o profesional es poco posible.
- El riesgo que implica el manejo de forma externa de documentos sensibles o muy importantes.
2.- Incineración de los documentos:
Esta opción consiste en quemar la documentación para lograr su destrucción para lo cual debe disponer de una instalación adecuada y cumplir protocolos de seguridad que disminuyan los riesgos que implica.
Ventajas de quemar los documentos para destruirlos
Es un proceso que puede realizar uno mismo, es decir, es relativamente un proceso fácil.
- Los costos que implica son bajos.
- Si se realiza adecuadamente, de las cenizas no se pueden reconstruir nada por lo cual es bastante segura para documentos secretos.
Desventajas de quemar los documentos para su destrucción
Implica un alto riesgo de accidentes al manejar fuego y otros elementos necesarios.
- Es necesario un espacio o recipiente especial para realizar esta labor.
- Un proceso de quemado no cuidado implica que la totalidad de los documentos no necesariamente se convierten en cenizas, pudiendo quedar pedazos u hojas completas sin destruir.
- La contaminación del ambiente es otro aspecto negativo a considerar.
3.- Destructoras – Trituradoras de Papel:
Las Destructoras de Papel: Son equipos diseñados especialmente para la destrucción de papel o documentos con distintos niveles de seguridad, capacidades, velocidades y tipos de corte.
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Existen modelos que permiten destruir, además de papel, CD-DVD, clips, grapas y tarjetas de crédito o débito.
La diversidad de marcas y modelos permite que cada tipo de usuario (personal, profesional, empresarial e industrial) seleccione la que más le convenga a su necesidad o requerimientos de destrucción.
Otra característica importante es la que tienen algunos modelos profesionales y es la capacidad de alimentación de papel en forma automática, lo que disminuye en más de un 90% el tiempo que requiere un usuario para la destrucción. Solo debe colocar los documentos en la bandeja y la máquina destructora se encarga del proceso.
Ventajas de las destructoras de papel
- La destrucción la puede realizar el mismo usuario que genera o maneja el documento, tarjeta o DVD.
- La destrucción se realiza en el mismo lugar de trabajo, incluso se puede realizar en el hogar o en una oficina pequeña o en casa.
- En una empresa mediana o grande pueden disponer de varios equipos en cada uno de los departamentos ya que existen modelos para múltiples usuarios.
- Variedad de modelos para los distintos niveles de seguridad requeridos.
- Fácil manejo y poco mantenimiento.
- La variedad de modelos y marcas disminuyen los costos, existiendo modelos muy accesibles en el mercado.
- La mayoría de modelos incluyen esquemas de seguridad para evitar accidentes al operar.
- También incluyen mecanismos para evitar o controlas los atascos de papel.
Desventajas de las trituradoras de papel.
Con la moderna tecnología que utilizan estás maquinas son pocas las desventajas que tienen, las cuales tienen más que ver con los usuarios y su utilización que con el equipo propiamente dicho.
- Selección no adecuada del modelo de destructora en función de la capacidad, nivel de seguridad, automatización, calidad y garantía de la misma.
- Mal uso por parte de usuario de la máquina.
- Manejo no adecuado del usuario de las políticas de destrucción, confiados en tener un dispositivo de destrucción local.
